Quy trình kiểm kê hàng tồn kho: 4 bước đơn giản nhưng không thể bỏ qua
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho là hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng chính xác hơn và đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn. Tuy nhiên, đây cũng là công việc phức tạp đòi hỏi sự cẩn thận và chính xác. Bài viết này giới thiệu 4 bước kiểm kê hiệu quả sẽ giúp bạn hoàn thành tốt công việc.
1. Tầm quan trọng của kiểm kê hàng tồn kho
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng mọi thông tin về hàng tồn kho là chính xác, đầy đủ và phù hợp với thực tế. Sau đây là một số lý do tại sao kiểm kê hàng tồn kho là cần thiết cho doanh nghiệp:
- Quản lý hiệu quả hơn: Kiểm kê hàng tồn kho giúp doanh nghiệp đánh giá được số lượng và giá trị hàng tồn kho đang có, từ đó đưa ra quyết định về cách quản lý và sử dụng hàng tồn kho hiệu quả hơn.
- Kiểm soát rủi ro: Nếu hàng tồn kho bị thất thoát hoặc hư hỏng, doanh nghiệp sẽ gánh chịu những tổn thất đáng kể. Kiểm kê hàng tồn kho giúp phát hiện sớm các vấn đề này, từ đó đưa ra giải pháp phù hợp để giảm thiểu rủi ro
- Thực hiện nghĩa vụ thuế: Đối với các doanh nghiệp bán lẻ hoặc sản xuất, việc kiểm kê hàng tồn kho là cần thiết để đảm bảo việc tính toán thuế chính xác. Nếu thông tin về hàng tồn kho không chính xác, doanh nghiệp có thể bị phạt hoặc mất đi sự tin tưởng từ khách hàng.
- Nâng cao uy tín và giá trị doanh nghiệp: Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ giúp doanh nghiệp xác định được mức độ chuyên nghiệp và minh bạch trong quản lý hàng tồn kho. Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín và giá trị của mình trong mắt khách hàng và các đối tác kinh doanh.
Những điều này cho thấy quy trình kiểm kê hàng tồn kho là một hoạt động quan trọng và cần thiết đối với mọi doanh nghiệp. Việc thực hiện kiểm kê định kỳ và chính xác sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho tốt hơn, đảm bảo việc tính toán thuế chính xác và tăng cao giá trị của doanh nghiệp.
2. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho là một bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin về hàng tồn kho của doanh nghiệp. Dưới đây là các bước chi tiết để thực hiện quy trình kiểm kê hàng tồn kho:
Bước 1: Lên kế hoạch cho quá trình kiểm kê
Để bắt đầu quá trình kiểm kê hàng tồn kho, người quản lý cần phải lên kế hoạch chi tiết tất cả các đầu việt và phân công công việc cho những người trong team của của mình theo đúng trách nhiệm để kiểm soát quy trình một cách tốt nhất. Những người sẽ tham gia kiểm kê bao gồm quản lý kho, kế toán kho và thủ kho.
Để đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong kiểm kê, cần lên bảng kiểm kê hàng hóa đầy đủ các danh mục như khu vực, tên hàng, mã hàng, số lượng thực tế và số lượng báo cáo. Bảng kiểm kê này sẽ giúp đảm bảo rằng mọi thông tin được ghi nhận một cách chính xác và đầy đủ, từ đó giúp cho quá trình kiểm kê diễn ra thuận lợi hơn.
Ví dụ, như số lượng khay nhựa đựng linh kiện còn lại trong kho, số lượng khay đã được sử dụng, số lượng khay cần mua thêm để đáp ứng nhu cầu sản xuất,…
Bước 2: Tiến hành kiểm đếm
Sau khi đã lên kế hoạch chi tiết, bước tiếp theo là thực hiện kiểm đếm hàng hóa theo khu vực được phân công. Việc kiểm kê cần được thực hiện một cách cẩn thận và chi tiết để đảm bảo tính chính xác của kết quả.
Để đạt được tính chính xác cao nhất, nếu có đủ nhân lực, nên triển khai ít nhất 2 người cùng kiểm kê một khu vực kho và ghi số liệu độc lập. Sau đó, cần so sánh số lượng hàng thực tế với số lượng đã được ghi trong sổ sách. Đồng thời, cập nhật các mã hàng sắp hết hạn sử dụng hoặc có số lượng tồn kho nhiều nhất để đảm bảo việc quản lý hàng tồn kho được hiệu quả hơn.
Để việc kiểm kê diễn ra hiệu quả hơn, các nhân viên kho có thể sử dụng xe nâng để di chuyển các pallet hàng hóa. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời đảm bảo an toàn cho nhân viên trong quá trình kiểm kê.
Bước 3: Báo cáo kết quả
Sau khi thực hiện kiểm đếm và so sánh kết quả, người kiểm kê cần lập báo cáo kết quả kiểm kê hàng tồn kho và trình cho người quản lý để xử lý các sai lệch được phát hiện. Nếu không có sai lệch, người kiểm kê cũng cần lập báo cáo để thông báo về kết quả kiểm kê.
Báo cáo kết quả kiểm kê cần ghi rõ các thông tin như số lượng hàng hóa thực tế, số lượng hàng hóa trong sổ sách, số lượng sai lệch (nếu có), nguyên nhân gây ra sai lệch (nếu biết được), các giải pháp xử lý và cập nhật lại số liệu trong sổ sách. Báo cáo kết quả kiểm kê cần được lưu trữ và sử dụng làm tài liệu tham khảo cho các kiểm kê tiếp theo.
Bước 4: Tìm nguyên nhân gây ra sự chênh lệch
Sau khi hoàn tất quy trình kiểm kê hàng tồn kho, cần tìm hiểu nguyên nhân gây ra sự chênh lệch giữa số lượng hàng thực tế và số liệu ghi trong sổ sách. Bộ phận liên quan sẽ phải thực hiện các biện pháp cải thiện quy trình để tránh những sai sót trong lần kiểm kê tiếp theo.
Nếu phát hiện hàng tồn kho bị thất thoát do mất cắp hay gian lận, cần có biện pháp xử lý phù hợp và có thể báo cáo cho cơ quan chức năng để xử lý theo đúng quy định của pháp luật. Việc giải quyết những vấn đề liên quan đến sự chênh lệch trong kiểm kê hàng tồn kho sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn và tăng tính minh bạch trong quản lý hàng hóa.
Ví dụ:Giả sử kho hàng có 100 thùng nhựa 20 lít màu xanh dương. Tuy nhiên, khi kiểm kê, nhân viên kho chỉ ghi nhận được 95 thùng.
Nguyên nhân:
- Có thể do 5 thùng nhựa bị hư hỏng và đã được loại bỏ.
- Hoặc do sai sót trong quá trình xuất kho, số lượng xuất kho ghi sai.
3. Sai lầm dễ mắc phải trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho
Quá trình kiểm kê hàng tồn kho là một công việc rất quan trọng và có thể ảnh hưởng đến sự hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình kiểm kê, những sai lầm dễ mắc phải có thể gây ra sự chênh lệch trong số liệu và làm giảm tính chính xác của quá trình kiểm kê. Dưới đây là một số sai lầm thường gặp khi kiểm kê hàng tồn kho:
- Không lên kế hoạch kiểm kê: Nếu không có kế hoạch kiểm kê cụ thể và chi tiết, quá trình kiểm kê sẽ mất nhiều thời gian và không có tính hiệu quả cao. Người thực hiện kiểm kê cần phải lên kế hoạch, phân bổ thời gian và nguồn lực để đảm bảo quá trình kiểm kê diễn ra đúng tiến độ và đạt được kết quả tốt nhất.
- Không chú ý đến tình trạng hàng tồn kho: Trước khi bắt đầu kiểm kê, người thực hiện cần phải kiểm tra tình trạng hàng tồn kho để đảm bảo rằng các sản phẩm không bị hư hỏng, hết hạn sử dụng hay bị mất trộm. Nếu không chú ý đến tình trạng hàng tồn kho, có thể dẫn đến sai sót trong quá trình kiểm kê.
- Không kiểm kê theo từng khu vực: Một sai lầm phổ biến khi kiểm kê hàng tồn kho là không kiểm kê theo từng khu vực. Việc này dẫn đến tình trạng thiếu sót hoặc trùng lặp trong quá trình kiểm kê.
- Không cập nhật thông tin đầy đủ và chính xác: Khi kiểm kê, nếu không cập nhật đầy đủ và chính xác thông tin về tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lượng, giá trị,.. có thể dẫn đến sai sót trong quá trình kiểm kê.
- Không giám sát quá trình kiểm kê: Nếu không giám sát quá trình kiểm kê, có thể dẫn đến những sai sót không đáng có trong quá trình kiểm kê. Việc giám sát quá trình kiểm kê cũng giúp người quản lý đánh giá được tính chính xác của quá trình kiểm kê.
Trên đây là những nội dung chi tiết về quy trình kiểm kê hàng tồn kho, tầm quan trọng của việc kiểm kê và các lưu ý cũng như kinh nghiệm quan trọng trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho hy vọng sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn hoàn thành tốt công việc!
Tôi là Phạm Hoa CEO công ty Nhựa Phát Thành, là người chịu trách nhiệm về nội dung của website nhuaphatthanh.com. Sở thích nghiên cứu Digital Marketing, website, và niềm đam mê lớn nhất của tôi là kinh doanh.
