10 bước thực hiện quy trình làm hàng xuất khẩu của forwarder
Cùng với sự phát triển của hoạt động xuất nhập khẩu thì việc sử dụng dịch vụ của forwarder bên ngoài là giải pháp tối ưu được nhiều người chọn lựa. Bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ mách bạn các bước thực hiện quy trình làm hàng xuất khẩu của forwarder nhằm giúp bạn có cái nhìn rõ nét hơn nhé.
Vai trò của hoạt động forwarder đối với xuất khẩu
Forwarder được hiểu đơn giản là trung gian giao nhận, họ là một cá nhân hay tổ chức đứng ra tiếp nhận hàng hóa từ phía chủ hàng sau đó thuê bên vận chuyển phân phối hàng đến tay người nhận. Họ là bên tiếp nhận và thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập khẩu thay cho chủ hàng.
Forwarder có vai trò vô cùng quan trọng trong xuất nhập khẩu hàng hóa
Điều này giúp tiết kiệm thời gian, tạo thuận lợi trong quá trình giao thương và luân chuyển hàng hóa đến người nhận tốt nhất. Những công việc cơ bản mà một công ty forwarder cung cấp phải hoàn thành như:
- Vận tải
- Thủ tục hải quan
- Thủ tục đăng ký, kiểm tra với các cơ quan thẩm quyền
- Bảo hiểm
Có thể nói việc sử dụng các giải pháp của forwarder là giải pháp tốt nhất cho các chủ hàng nếu có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót xảy ra trong quá trình xuất nhập hàng hóa. Đồng thời các công ty này được xem là cầu nối giúp cho hàng hóa Việt Nam dễ dàng tiếp cận thị trường quốc tế.
Quy trình làm hàng xuất khẩu của forwarder chi tiết nhất
Quy trình làm hàng xuất khẩu của forwarder sẽ thay đổi tùy thuộc vào từng loại mặt hàng khác nhau nhưng sẽ được thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu từ phía khách hàng
Bộ phận nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng theo nhiều cách khác nhau như:
- Tìm kiếm danh mục hoặc thông qua các website, trang mạng xã hội.
- Dựa theo mối quan hệ sẵn có để tìm kiếm khách hàng.
- Gọi điện trực tiếp đến một phận xuất nhập khẩu của công ty.
- Gửi bảng báo giá đến nhiều đối tượng khách hàng.
Khi tìm được đối tượng khách hàng phù hợp, họ sẽ cung cấp cho forwarder thông tin về lô hàng như tên hàng, thời gian giao hàng, trọng lượng,…
- Bước 2: Kiểm tra và thông báo đến khách hàng thông tin các chuyến tàu
Sau khi có thông tin về hàng hóa thì forwarder có nhiệm vụ tư vấn loại container và lịch tàu phù hợp nhất. Đồng thời tra giá, lịch tàu trong dữ liệu sẵn có, liên hệ với hãng tàu nhằm tìm ra mức giá phù hợp để báo khách.
- Bước 3: Đặt chỗ với hãng tàu và gửi booking cho khách
Nếu khách hàng đồng ý với lịch, mức giá đã đưa thì forwarder tiến hành đặt chỗ với hãng tàu và chuyển tiếp đến khách.
- Bước 4: Nhắc nhở khách hàng về đóng hàng và hạ xe container. Để tối ưu hóa việc vận chuyển và tiết kiệm chi phí, forwarder thường sử dụng pallet để đóng gói hàng hóa, đặc biệt là đối với các mặt hàng rời hoặc nhỏ lẻ. Việc sử dụng pallet giúp cố định hàng hóa, giảm thiểu thiệt hại do va đập trong quá trình vận chuyển, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc xếp dỡ và bốc xếp hàng hóa tại cảng.
- Bước 5: Chuẩn bị đầy đủ giấy chứng từ hải quan. Bộ phận chứng từ cơ bản có các loại giấy tờ như: hợp đồng, vận đơn, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ, hóa đơn thương mại. Đối với hàng hóa là thùng nhựa đựng đồ, thùng phi nhựa cũ, cần có thêm giấy chứng nhận kiểm dịch động thực vật và giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm.
- Bước 6: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu và lấy kết quả xử lý tờ khai từ hệ thống do cơ quan trả về.
Làm thủ tục hải quan xuất khẩu tại cảng
Tại chi cục Hải Quan cửa khẩu Xuất, nộp bộ hồ sơ (tờ khai hải quan xuất khẩu, invoice, Packing list, contract, giấy giới thiệu, các giấy tờ khác nếu có,..) tại cửa tương ứng để đăng ký tờ khai.
- Bước 7: Phát hành vận đơn cho người xuất khẩu
- Bước 8: Gửi giấy chứng từ cho đối tác nước ngoài
Forwarder liên hệ với hãng tàu nhằm theo dõi lô hàng để cập nhật liên tục tình hình vận chuyển hàng hóa sau đó thông báo cho khách. Bên cạnh đó còn gửi các chứng từ cần thiết sang đối tác nhập khẩu để lấy hàng kịp thời.
- Bước 9: Sau khi hoàn tất việc giao hàng và thanh khoản tờ khai xuất, bộ chứng từ xuất khẩu được chuyển cho phòng kế toán để theo dõi hạch toán và đối chiếu với cơ quan thuế sau này. Bên cạnh đó, nhân viên sẽ tiến hành sao lưu chứng từ thành bản sao nhằm phục vụ trong việc lưu trữ.
- Bước 10: Chăm sóc khách hàng, giải quyết vấn đề nếu có
Sau khi hoàn tất quá trình xuất khẩu, bên Forwarder chủ động tiếp nhận mọi khiếu nại, thắc mắc của khách về dịch vụ và giải quyết các vấn đề khách hàng gặp phải nếu có bất cứ vấn đề phát sinh nào.
Phía trên là 10 quy trình làm hàng xuất khẩu của forwarder chi tiết nhất. Mong rằng bạn đọc có thể nắm rõ các bước thực hiện này để hiểu một cách rõ nét hơn các thủ tục có liên quan trong xuất nhập khẩu hàng hóa.
Tôi là Phạm Hoa CEO công ty Nhựa Phát Thành, là người chịu trách nhiệm về nội dung của website nhuaphatthanh.com. Sở thích nghiên cứu Digital Marketing, website, và niềm đam mê lớn nhất của tôi là kinh doanh.
